户籍档案数字化为群众带来便利
桂林日报
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新闻 时间:2024年09月02日 来源:桂林日报
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▲派出所户籍民警在为居民办理户籍相关业务。（灌阳县公安局供图）
□本报记者黄敏 通讯员蒋欣
近日，灌阳县黄关镇的周女士仅仅花了5分钟，就从灌阳县公安局黄关派出所户籍窗口民警手中拿到了为孩子开具的亲属关系证明。周女士说：“前几年我来黄关派出所帮我儿子开亲属关系证明，因档案历史久远，前后等了5天才拿到。想不到这次帮我女儿开证明，5分钟就搞定了！这个举措真的太赞了！”
周女士口中的“举措”，是指灌阳县公安局对户籍数字化档案的建设、拓展与运用。
据了解，近年来，随着户籍档案调阅、查询需求日益增多，灌阳县公安局民警在工作时发现，以往传统的纸质档案管理和利用方式已不能满足档案服务需求，制约了户籍档案服务的效率和质量。秉承“求真务实、服务群众”的工作理念，灌阳县公安局2023年将户籍档案电子化工作纳入“创人民满意公安”总体规划中，成立户籍档案电子化工作专班，以灌阳县新圩派出所为试点，统筹协调户籍档案电子管理信息化建设工作。
专班成立后，对历史户籍档案进行了修缮、整理，及时扫描、录入、制成电子档案，并建立起电子目录，将档案资料按时间分类整理，细化特殊业务情况的目录归类，精准定位逐一归档位置。同时建立户籍档案索引本，30秒内即可完成电子档案查询，一分钟精准定位纸质档案所在。截至目前，户籍档案电子化工作专班已完成各类档案数字化9645卷、16842件。
户籍档案数字化建设与运用不仅给老百姓带来了便利，也减轻了户籍民警的工作压力。
记者了解到，由于辖区户籍人口迁移变化大，新旧居民出于房产、征信、政审等各种用途到灌阳县公安局办理户籍查档业务的人数一直居高不下。户籍民警通过传统纸质档案进行查询时，需要居民提供详细地址和准确姓名，再通过人工翻阅查找。辖区很多老房屋还会有同一个地址往往登记有好几户人家的情况，给民警翻阅查找增加了难度。一旦家庭成员在几个地址间多次迁移户口，民警只能随着他们的迁移轨迹逐本翻阅。而户籍档案数字化转型，使得查找从以前的按照年代、地址人工阅档向按身份证、居住人姓名、邻居等多维度电子搜索方式转变，切实解决了居民因年代久远、记忆模糊导致往返多次、多地查询的老大难问题。
新圩派出所户籍民警莫家艳说：“之前，我一碰上有群众来查询户籍档案就发愁。现在就不一样了，档案实现了数字化电子化，在户籍室电脑上可以马上查询到所需要的材料，一般查询时间仅需一两分钟就可以了。”
莫家艳告诉记者，第一次用数字化档案系统帮群众查询相关证明的场景让她印象深刻。那是2023年8月21日，居民蒋女士来到派出所要求出具其与女儿蒋某惠的母女关系证明，以便把自己的户口迁到湖南购买保险。莫家艳在档案系统中查询到2001年蒋某惠的准迁证和迁移证，结合蒋女士的户口本及户籍信息等材料，推测出蒋女士与蒋某惠的母女关系，前后仅花了3分钟便给蒋女士出具了母女关系证明。接过证明后，蒋女士感到十分诧异，她对莫家艳说：“为了回来开这个关系证明，我特意请了5天假，就怕办不完。真是没想到这么快办好了！真是太方便了！谢谢你们！”听到居民发自内心的感谢，莫家艳心里乐开了花。
如今，灌阳全县9个乡镇的户籍电子档案已从“静态资料”变成了鲜活的“信息数据库”，各派出所户籍民警能够通过系统查阅到不同乡镇的户籍电子档案人员及其关联的家属信息，群众就近前往任何一个派出所都能办理户籍相关业务，真正做到了“让数据多跑路、让百姓少跑路”。
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